Janaina Pereira

julho 31, 2009

Dando um jeito na papelada

Filed under: Tecnologia — janapereira @ 5:28 am

por Janaina Pereira, Coluna Business Blog, PC Magazine ed.44 – julho/2009

Como vimos na edição 43 da PC Magazine, na reportagem que eu fiz sobre o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), este sistema chegou para diminuir a burocracia e acabar com o papel nas empresas. No momento em que estamos, cada vez mais, atentos com o meio ambiente, vamos aproveitar para pensar em outras questões que envolvem o uso do papel no ambiente de trabalho.

Olhe ao redor da sua empresa. O desperdício de papel é um dos maiores problemas enfrentados pelos gestores e muitos empresários reclamam da falta de consciência ambiental. Porém, para empreendedores que se preocupam com a sustentabilidade e redução dos gastos, hoje já existem programas de gerenciamento que ajudam a controlar o volume de impressões e cópias. A economia pode ser de mais de 30%, dependendo da estratégia seguida.

O primeiro passo para diminuir o uso de papel é conscientizar funcionários. Outra medida importante é programar as máquinas da maneira correta. As impressoras, por exemplo, podem imprimir frente e verso da página, o que de imediato reduz em 50% o uso de papel. Além disso, existem programas que controlam recursos e informam quem imprimiu o que e quando.

Identificar quem mais imprime já é um bom começo, pois os gestores podem conversar com o funcionário e saber os reais motivos do descontrole. É possível, a partir de então, estabelecer por usuário um número máximo de folhas impressas por mês.

Outra maneira de diminuir gastos é contratar uma empresa especializada e fazer um projeto de reengenharia de impressão. Com essa medida pode-se economizar 20%, podendo chegar até 30% sobre o custo real de página impressa.

Confira algumas dicas sobre como economizar papel na sua empresa.
– Faça um treinamento de conscientização dos colaboradores. É importante que eles tenham em mente que só devem imprimir o que for realmente necessário.
–     Muitos arquivos são impressos apenas para leitura e depois são descartados. Incentive os funcionários a guardar arquivos em CDs ou em pen drives em vez de mantê-los em versões impressas.
– Sempre que possível, utilize os modos de impressão de frente e verso da folha. Além da economia de papel, eles reduzem gastos com a compra de pastas e com espaço para armazenamento.
– Reaproveite as folhas utilizadas de um só lado e faça blocos de anotações.
– Se o toner acabou, retire-o da impressora somente quando estiver com um novo. Isso evita que o canal de tinta seque e exija manutenção.
– Embora o papel reciclado custe quase o dobro do comum, ele evita o desmatamento de florestas.

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